Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit

 

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evalusai yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan, serta monitoring dan evaluasi.

1.      Perencanaan

Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menetukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi seseuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan di rumah sakit. Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi :

a.       Pemilihan.  

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik yaitu meliputi : Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis, memilih obat berdasarkan pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

Pemilihan obat di rumah sakit merujuk pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai dengan kelas rumah sakit masing-masing, Formularium RS, Formularium Jaminan kesehatan bagi masyarakat miskin, Daftar Plafon Harga Obat (DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Sedangkan pemilihan alat kesehatan di rumah sakit dapat berdasarkan dari data pemakaian oleh pemakai, daftar harga alat, daftar alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes, serta spesifikasi yang ditetapkan oleh rumah sakit.

Metode Perencanaan

Metode perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi yaitu :

Metode konsumsi. Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam rangka menghitung jumlah perbekalan farmasi yang dibutuhkan adalah : Pengumpulan dan pengolahan data, analisa data untuk informasi dan evaluasi, perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi, dan penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dengan alokasi dana.

Metode morbiditas/epidemiologi .

Metode morbiditas/epidemiologi adalah perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi berdasarkna pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu. Langkah-langkah dalam metode ini adalah:  Menetukan jumlah pasien yang akan dilayani, meentukan jumlah kunjungan kasus bedasarkan prevalensi penyakit, menyediakan formularium / standar / pedoman perbekalan farmasi, menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi.

Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

Metode kombinasi.

Metode kombinasi adalah metode yang mengkombinasikan antara metode konsumsi dan metode morbiditas/epidemiologi yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Acuan yang digunakan yaitu : DOEN, Formularium RS, Standar Terapi RS (Standard Treatment Guidelines/STG) dan kebijakan setempat yang berlaku, data catatan medik/rekam medik, anggaran yang tersedi, penetapan prioritas, pola penyakit, sisa persediaan , sata penggunaan periode yang lalu, rencana pengembangan.

b.      Evaluasi perencanaan.

Setelah dilakukan perhitungan kebutuhan perbekalan farmasi untuk tahun yang akan datang, biasanya akan diperoleh jumlah kebutuhan dan idealnya diikuti denan evaluasi. Cara evaluasi yang dapat dilakukan adalah :

Analisa nilai ABC, untuk evaluasi aspek ekonomi. Dengan analisa ABC, jenis-jenis perbekalan farmasi dapat diidentifikasi untuk kemudian dilakukan evaluasi lebih lanjut. Evalusia ini misalnya dengan mengoreksi kembali apakah penggunaannya memang banyak atau apakah data alternatif sediaan lain yang lebih efesiensi biaya (misalnya merek dagang lain, bentuk sediaan lain, dsb). ABC bukan singkatan melainkan suatu penamaan yang menunjukkan peringkat/rangking dimana urutan dimulai dengan yang terbaik/terbanyak.

Pertimbangan/kriteria VEN, untuk evaluasi aspek medik/terapi. Berbeda dengan istilah ABC yang menunjukkan urutan, VEN adalah singkatan dari  V = vital, E = Esensial, dan N = non esensial. Jadi melakukan analisa VEN artinya menentukan priorotas kebutuhan auatu perbekalan farmasi. Dengan kata lain, menentukan apakah suatu jenis perbekalan farmasi termasuk vita (harus tersedia), esensial (perlu tersedia), atau non esensial (tidak prioritas untuk disediakan).

Kombinasi ABC dan VEN. Jenis perbekalan farmasi yang termasuk kategori A dari analisis ABC adalah benar-benar jenis perbekalan farmasi yang diperlukan untuk penanggulangan penyakit terbnayak. Dengan kata lain, statusnya harus E dan sebagian V dari VEN. Sebaliknya, jenis perbekalan farmasi dengan status N seharusnya masuk kategori C.

Revisi daftar perbekalan farmasi . Bila langkah-langkah dalam analisa ABC maupun VEN terlalu sulit dilakukan atau diperlukan tindakan cepat untuk mengevaluasi daftar perencanaan, sebagai langkah awal dapat dilakukan suatu evaluasi cepat (rapid evaluation), misalnya dengan melakukan revisi daftar perencanan perbekalan farmasi. Namun sebelumnya, perlu dikembangkan dahulu kriterianya, perbekalan farmasi atau nama dagang apa yang dapat dikeluarkan dari daftar. Manfaatnya tidak banyak dari aspek ekonomik dan medik, tetapi juga dapat berdampak positif pada beban penanganan stok.

2.      Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui, malalui :

a.       Pembelian

b.      Produksi/pembuatan sediaan farmasi

c.       Sumbangan/hibah

Pembelian dengan penawaran yang kempetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau lebih pemasok, apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut : mutu produk, reputasi produsen, harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok, dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan. Tujuan pengadaan adalah mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebih. Pengadaan perbekalan farmsi dilakukan oleh bagian pengadaan/panitian pengadaan/unit pengadaan. Pada proses pengadaan ada tiga elemen penting yang harus diperhatikan, yaitu :

a.       Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan (biaya tinggi)

b.      Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja (harga kontrak = visible cost + hidden cost), sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak, dan lain-lain)

c.       Order pemesanan agar barang dapat sesuai, waktu dan tempat.

3.      Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, atau sumbangan. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus terlatih baik dalam tanggung jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim penerimaan harus ada tenaga farmasinya. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diprikasa dan disesuaikan dengan spesifiksi pada order pembelian RS.

Semua perbekalan farmasi harus ditempatkan dalam tempat persediaan, segera setelah diterima. Perbekalan farmasi harus segera disimpan didalam lemari es atau ditempat lain yang aman. Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan yaitu :

a.       Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya.

b.      Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin.

c.       Sertifikat analisa produk.

4.      Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan erbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertangung jawab, menjaga ketersediaan, serta memudahkan pencarian dan pengawasan. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO, FIFO dan LASA, disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan. Penyimpanan sebaiknya dilakukan dengan memperpendek jarak gudang dan pemakai, dengan cara ini secara tidak langsung terjadi efisiensi. Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merangcang bangunan gudang adalah :

a.       Kemudahan bergerak,

b.      Sirkulasi udara yang baik.

c.       Rak dan pallet.

d.      Kondisi penyimpanan khusus seperti obat keras misalnya narkotik.

e.       Pencegahan kebakaran

Untuk penyusunan stok perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

a.       Menggunakan prinsip FEFO (First Expired First Out), FIFO (First In First Out) dan LASA (Look Alike Sound Alike) dalam penyusunan perbekalan farmasi. FEFO yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluarsanya lebih awal harus digunakan lebih dulu, FIFO yaitu perbekalan farmasi yang diterima lebih awal harus digunakan lebih dulu, karena umumnya perbekalan farmasi yang diproduksi lebih awal relatif lebih tua atau masa kadaluarsanya lebih awal, sedangkan LASA yaitu obat-obat dengan nama generik maupun nama dagang, yang rupa, nama dan bunyi hampir sama dengan obat lain.

b.      Menggunakan lemari khusus untuk penyimpan narkotik.

c.       Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

d.      Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan masing-masing rak diberi nomor kode, dipisahkan perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar, dan lain-lain

5.      Pendistribusian

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi si unit-unit pelayanan secara tepat waktu tepat jenis dan jumlah. Metode yang digunakan dalam mendistribusikan perbekalan farmasi yaitu :

a.       Resep perorangan.

Resep perorangan adalah resep yang ditulis dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) sesuai yang tertulis pada resep. Keuntungannya antara lain yaitu : Semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian memberikan keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung, memberi kesempatan interaksi antara apoteker dan pasien, mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi baginpasien .

Sedangkan kelemahan dari sistem resep perorangan antara lain yaitu : memerlukan waktu yang lebih lama, pasien membayar obat yang kemungkinan tidak berguna.

b.      Sistem distribusi persediaan lengkap di ruang

Sistem distribusi persediaan lengkap di ruang adalah tatanan kegiatan penghantaran sediaan perbekalan farmasi sesuai dengan yang ditulis dokter pada order perbekalan farmasi, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dengan mengambil dosis/unit perbekalan farmasi dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada pasien di ruamg tersebut.

Keuntungan persediaan lengkap di ruang yaitu : Pelayanan lebih cepat, menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS.

Sedangkan kelemahan persediaan lengkap di ruang yaitu : Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi tidak dikaji oleh apoteker, persediaan perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu, kurang diperhatikan oleh apoteker, kemungkinan hilangnya perbekalan farmasi meningkat, meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi, dan lain sebagainya

c.       Sistem distrisbusi dosis unit

Sistem perbekalan farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang diorder oleh dokter untuk pasien, terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. Sistem distribusi dosis unit dapat dioperasikan dengan salah satu dari tiga faktor metode di bawah ini, yang pilihannya tergantung pada kebijakan dan kondidi suatu rumah sakit.

Sistem distribusi dosis unit sentralisasi.Sentralisasi dilakukan oleh IFRS sentral ke semua unit rawat inap di rumah sakit secara keseluruhan. Artinya di rumah sakit tersebut mungkin hanya satu IFRS tanpa adanya depo IFRS di beberapa unit pelayanan.

Sistem distribusi dosis unit desentralisasi dilakukan oleh beberapa depo IFRS di rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang, hanya saja sistem distribusi desentralisasi ini dikelola seluruhnya oleh apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral.

Dalam sistem distribusi dosis unit kombinasi sentralisasi dan desentralisasi, biasanya hanya dosis awal dan dosis keadaaan daruratdilayani depo IFRS. Dosis selanjutnya dilayani oleh IFRS sentral. Semua pekerjaan tersentralisasi yang lain, seperti pengemasan dan pencampuran sediaan intravena juga dimulai dari IFRS sentral.

Beberapa keuntungan sistem distribusi dosis unit yang lebih rinci antara lain sebagai beirikut : Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsinya saja, semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS, mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi, meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan non profesional yang lebih efisien, mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi .

Sedangkan kelemahan dari distribusi dosis unit sebagai beirikut : Meningkatkan kebutuhan tenaga farmasi, meningkatkan biaya operasional

d.      Sistem distribusi kombinasi

Sistem distribusi kombinasi adalah sistem distribusi yang menerapkan sistem distribusi resep individual sentralisasijuga menerapkan distribusi persediaan di ruangan yang terbatas. Perbekalna farmasi yang disediakan di ruang adalah perbekalan farmasi yang diperlukan oleh banyak penderita, setiap hari diperlukan.

Keuntungan sistem distribusi kombinasi yaitu : Semua resep perorangan dikaji langsung oleh apoteker, adanya kesempatan berinteraksi profesional antara apoteker atau keluarga pasien, perbekalan farmasi yang diperlukan dapat segera tersedia bagi pasien.

e.        Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor trasaksi perbekalan farmasi yang keluar dan masuk di ligkungan IFRS. Adanya pencatatan akan memudahkan petugas untuk melakukan penulusuran bila terjadi adanya mutu obat yang sub standar dan harus ditarik dari peredaran. Pencatatan dapat dilakukan dengan menggunakan bentuk digital maupun manual. Kartu yang umum digunakan untuk melakukan pencatatan adalah Kartu Stok dan Kartu Stok Induk.

Pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Tujian pelaporan yaitu : Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan

6.       Monitoring dan Evaluasi

Salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi di rumah sakit adalah dengan melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi (monev). Kegiatan ini juga bermanfaat sebagai masukan guna penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan. Pelaksanaan monev dapat dilakukan secara periodik dan berjenjang. Keberhasilan monev ditentukan oleh supervisor maupun alat yang digunakannya. Tujuan monitoring dan evaluasi adalah menigkatkan produktivitas para pengelola perbekalan farmasi di rumah sakit agar dapat ditingkatkan secara optimum. (Lap PKL/Akfar PIM/ 2010)

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan, 2004. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1197 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta: ISFI

Departemen Kesehatan, 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi Di Rumah Sakit. Jakarta: Bina Farmasi Komunitas Dan Klinik.

Anonim. Tanpa Tahun. Sejarah RSUD Kanjuruhan Kepanjen . (Online) (http://rsud-kanjuruhan.malangkab.go.id diakses tanggal 29 Juli 2013)