Pengelolaan Sediaaan Farmasi dan
Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 58 tahun 2014,
disebutkan pada pasal 3 bahwa pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan ini
meliputi:
Pemilihan
Pemilihan adalah kegiatan untuk
menetapkan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
sesuai dengan kebutuhan. Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai ini berdasarkan: Formularium dan standar pengobatan/pedoman
diagnosa dan terapi. Standar
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang telah
ditetapkan. Pola
penyakit. Efektifitas dan
keamanan. Pengobatan berbasis
bukti. Mutu. Harga. Ketersediaan di pasaran.
Formularium Rumah Sakit disusun
mengacu kepada Formularium Nasional.Formularium Rumah Sakit merupakan daftar
Obat yang disepakati staf medis, disusun oleh Tim Farmasi dan Terapi (TFT) yang
ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit.Formularium Rumah Sakit harus tersedia
untuk semua penulis Resep, pemberi Obat, dan penyedia Obat di Rumah
Sakit.Evaluasi terhadap Formularium Rumah Sakit harus secara rutin dan
dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan Rumah Sakit.Penyusunan dan
revisi Formularium Rumah Sakit dikembangkan berdasarkan pertimbangan terapetik
dan ekonomi dari penggunaan Obat agar dihasilkan Formularium Rumah Sakit yang
selalu mutakhir dan dapat memenuhi kebutuhan pengobatan yang rasional.
Tahapan
proses penyusunan Formularium Rumah Sakit: Membuat rekapitulasi
usulan Obat dari masing-masing Staf Medik Fungsional (SMF) berdasarkan standar
terapi atau standar pelayanan medic. Mengelompokkan
usulan Obat berdasarkan kelas terapi. Membahas
usulan tersebut dalam rapat Tim Farmasi dan Terapi (TFT), jika diperlukan dapat
meminta masukan dari pakar. Mengembalikan
rancangan hasil pembahasan Tim Farmasi dan Terapi (TFT), dikembalikan ke
masing-masing SMF untuk mendapatkan umpan balik. Membahas hasil umpan balik dari masing-masing
SMF. Menetapkan daftar Obat
yang masuk ke dalam Formularium Rumah Sakit. Menyusun
kebijakan dan pedoman untuk implementasi dan. Melakukan
edukasi mengenai Formularium Rumah Sakit kepada staf dan melakukan monitoring.
Kriteria pemilihan Obat untuk masuk
Formularium Rumah Sakit: Mengutamakan
penggunaan Obat generic. Memiliki
rasio manfaat-risiko (benefit-risk ratio) yang paling menguntungkan penderita. Mutu terjamin, termasuk
stabilitas dan bioavailabilitas. Praktis
dalam penyimpanan dan pengangkutan. Praktis
dalam penggunaan dan penyerahan. Menguntungkan
dalam hal kepatuhan dan penerimaan oleh pasien. Memiliki rasio manfaat-biaya
(benefit-cost ratio) yang tertinggi berdasarkan biaya langsung dan tidak
lansung dan. Obat
lain yang terbukti paling efektif secara ilmiah dan aman (evidence based
medicines) yang paling dibutuhkan untuk pelayanan dengan harga yang terjangkau.
Dalam
rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium Rumah Sakit, maka Rumah
Sakit harus mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau pengurangan Obat
dalam Formularium Rumah Sakit dengan mempertimbangkan indikasi penggunaaan,
efektivitas, risiko, dan biaya.
Perencanaan kebutuhan
Perencanaan
kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan
hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis,
tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.Perencanaan dilakukan untuk menghindari
kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan
dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi,
epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
Pedoman
perencanaan harus mempertimbangkan: anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, sisa persediaan, data pemakaian periode
yang lalu, waktu
tunggu pemesanan,
dan rencana
pengembangan.
Pengadaan
Pengadaan
merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan
kebutuhan.Pengadaan yang efektif harus menjamin ketersediaan, jumlah, dan waktu
yang tepat dengan harga yang terjangkau dan sesuai standar mutu. Pengadaan
merupakan kegiatan yang berkesinambungan dimulai dari pemilihan, penentuan
jumlah yang dibutuhkan, penyesuaian antara kebutuhan dan dana, pemilihan metode
pengadaan, pemilihan pemasok, penentuan spesifikasi kontrak, pemantauan proses
pengadaan, dan pembayaran.Untuk memastikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan mutu dan spesifikasi yang dipersyaratkan
maka jika proses pengadaan dilaksanakan oleh bagian lain di luar Instalasi
Farmasi harus melibatkan tenaga kefarmasian.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan dalam pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai antara lain: Bahan baku Obat harus disertai
Sertifikat Analis. Bahan
berbahaya harus menyertakan Material Safety Data Sheet (MSDS). Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus mempunyai Nomor Izin Edar; dan. Expired date minimal 2
(dua) tahun kecuali untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan
Medis Habis Pakai tertentu (vaksin, reagensia, dan lain-lain).Rumah Sakit harus
memiliki mekanisme yang mencegah kekosongan stok Obat yang secara normal
tersedia di Rumah Sakit dan mendapatkan Obat saat Instalasi Farmasi tutup.
Pengadaan
dapat dilakukan melalui :
Pembelian. Untuk Rumah Sakit
pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan jasa yang
berlaku.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian adalah: kriteria Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai, yang meliputi kriteria
umum dan kriteria mutu Obat, persyaratan
pemasok, penentuan waktu pengadaan
dan kedatangan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan pemantauan rencana
pengadaan sesuai jenis, jumlah dan waktu.
Produksi Sediaan
Farmasi. Instalasi
Farmasi Rumah Sakit dapat memproduksi sediaan tertentu apabila: Sediaan Farmasi tidak
ada di pasaran. Sediaan
Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri. Sediaan
Farmasi dengan formula khusus. Sediaan
Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking. Sediaan Farmasi untuk penelitian, dan Sediaan
Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter mparatus). Sediaan yang dibuat di
Rumah Sakit harus memenuhi persyaratan mutu dan terbatas hanya untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit tersebut.
Sumbangan/Dropping/Hibah. Instalasi
Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap penerimaan dan
penggunaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
sumbangan/dropping/ hibah.Seluruh kegiatan penerimaan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dengan cara sumbangan/dropping/hibah
harus disertai dokumen administrasi yang lengkap dan jelas. Agar penyediaan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat membantu
pelayanan kesehatan, maka jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis
Habis Pakai harus sesuai dengan kebutuhan pasien di Rumah Sakit. Instalasi
Farmasi dapat memberikan rekomendasi kepada pimpinan Rumah Sakit untuk
mengembalikan/menolak sumbangan/dropping/hibah Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak bermanfaat bagi kepentingan pasien Rumah
Sakit.
Penerimaan
Penerimaan
merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis, spesifikasi, jumlah, mutu,
waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam kontrak atau surat pesanan dengan
kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus
tersimpan dengan baik.
Penyimpanan
Setelah barang
diterima di Instalasi Farmasi perlu dilakukan penyimpanan sebelum dilakukan
pendistribusian.Penyimpanan harus dapat menjamin kualitas dan keamanan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan persyaratan
kefarmasian.Persyaratan kefarmasian yang dimaksud meliputi persyaratan
stabilitas dan keamanan, sanitasi, cahaya, kelembaban, ventilasi, dan
penggolongan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai.
Komponen yang
harus diperhatikan antara lain: Obat
dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan Obat diberi label yang
secara jelas terbaca memuat nama, tanggal pertama kemasan dibuka, tanggal kadaluwarsa
dan peringatan khusus. Elektrolit
konsentrasi tinggi tidak disimpan di unit perawatan kecuali untuk kebutuhan
klinis yang penting. Elektrolit
konsentrasi tinggi yang disimpan pada unit perawatan pasien dilengkapi dengan
pengaman, harus diberi label yang jelas dan disimpan pada area yang dibatasi
ketat (restricted) untuk mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati; dan Sediaan Farmasi, Alat
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang dibawa oleh pasien harus disimpan
secara khusus dan dapat diidentifikasi.
Instalasi
Farmasi harus dapat memastikan bahwa Obat disimpan secara benar dan diinspeksi
secara periodik.Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
yang harus disimpan terpisah yaitu: Bahan
yang mudah terbakar, disimpan dalam ruang tahan api dan diberi tanda khusus
bahan berbahaya. Gas
medis disimpan dengan posisi berdiri, terikat, dan diberi penandaaan untuk
menghindari kesalahan pengambilan jenis gas medis. Penyimpanan tabung gas medis
kosong terpisah dari tabung gas medis yang ada isinya.Penyimpanan tabung gas
medis di ruangan harus menggunakan tutup demi keselamatan.
Metode
penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan disusun secara
alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In
First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Penyimpanan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan dan
penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan
dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan
pengambilan Obat. Rumah Sakit harus dapat menyediakan lokasi penyimpanan Obat
emergensi untuk kondisi kegawatdaruratan.Tempat penyimpanan harus mudah diakses
dan terhindar dari penyalahgunaan dan pencurian.
Pengelolaan Obat
emergensi harus menjamin: Jumlah
dan jenis Obat sesuai dengan daftar Obat emergensi yang telah ditetapkan. Tidak boleh bercampur
dengan persediaan Obat untuk kebutuhan lain.
Bila dipakai untuk keperluan emergensi harus segera
diganti. Dicek secara berkala
apakah ada yang kadaluwarsa dan dilarang
untuk dipinjam untuk kebutuhan lain.
Pendistribusian
Distribusi
merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka menyalurkan/menyerahkan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dari tempat penyimpanan
sampai kepada unit pelayanan/pasien dengan tetap menjamin mutu, stabilitas,
jenis, jumlah, dan ketepatan waktu. Rumah Sakit harus menentukan sistem
distribusi yang dapat menjamin terlaksananya pengawasan dan pengendalian
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai di unit pelayanan.
Sistem
distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara:
Sistem Persediaan
Lengkap di Ruangan (floor stock). Pendistribusian Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakaiuntuk persediaan di ruang
rawat disiapkan dan dikelola oleh Instalasi Farmasi. Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang disimpan di ruang
rawat harus dalam jenis dan jumlah yang sangat dibutuhkan. Dalam kondisi
sementara dimana tidak ada petugas farmasi yang mengelola (di atas jam kerja)
maka pendistribusiannya didelegasikan kepada penanggung jawab ruangan. Setiap
hari dilakukan serah terima kembali pengelolaan obat floor stock kepada petugas
farmasi dari penanggung jawab ruangan. Apoteker
harus menyediakan informasi, peringatan dan kemungkinan interaksi Obat pada
setiap jenis Obat yang disediakan di floor stock.
Sistem Resep Perorangan. Pendistribusian
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai berdasarkan Resep
perorangan/pasien rawat jalan dan rawat inap melalui Instalasi Farmasi.
Sistem Unit Dosis. Pendistribusian
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai berdasarkan Resep
perorangan yang disiapkan dalam unit dosis tunggal atau ganda, untuk penggunaan
satu kali dosis/pasien. Sistem unit dosis ini digunakan untuk pasien rawat
inap.
Sistem Kombinasi. Sistem
pendistribusian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
bagi pasien rawat inap dengan menggunakan kombinasi a + b atau b + c atau a +
c.
Sistem
distribusi Unit Dose Dispensing (UDD)
sangat dianjurkan untuk pasien rawat inap mengingat dengan sistem ini tingkat
kesalahan pemberian Obat dapat diminimalkan sampai kurang dari 5% dibandingkan
dengan sistem floor stock atau Resep individu yang mencapai 18%.Sistem
distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien dengan
mempertimbangkan: Efisiensi
dan efektifitas sumber daya yang ada dan metode sentralisasi
atau desentralisasi.
Pemusnahan
dan Penarikan
Bahan Medis
Habis Pakai, pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan
Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan
cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pemusnahan dilakukan
untuk Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai bila: Produk tidak memenuhi
persyaratan mutu, telah
kadaluwarsa, tidak
memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan
ilmu pengetahuan dan dicabut
izin edarnya.
Tahapan
pemusnahan Obat terdiri dari: Membuat
daftar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang akan
dimusnahkan. Menyiapkan
Berita Acara Pemusnahan. Mengoordinasikan
jadwal, metode dan tempat pemusnahan kepada pihak terkait. Menyiapkan tempat
pemusnahan dan melakukan
pemusnahan disesuaikan dengan jenis dan bentuk sediaan serta peraturan yang
berlaku.
Penarikan
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan terhadap
produk yang izin edarnya dicabut oleh Badan Pengawas Obat dan Makanan (BPOM).
Penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
dilakukan oleh BPOM atau pabrikan asal. Rumah Sakit harus mempunyai sistem
pencatatan terhadap kegiatan penarikan.
Pengendalian
Pengendalian
dilakukan terhadap jenis dan jumlah persediaan dan penggunaan Sediaan Farmasi,
Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.Pengendalian penggunaan Sediaan
Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dapat dilakukan oleh
Instalasi Farmasi harus bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi (TFT) di Rumah
Sakit.
Tujuan
pengendalian persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai adalah untuk: Penggunaan
Obat sesuai dengan Formularium Rumah Sakit. Penggunaan
Obat sesuai dengan diagnosis dan terapi. Memastikan
persediaan efektif dan efisien atau tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan/kekosongan, kerusakan, kadaluwarsa, dan kehilangan serta
pengembalian pesanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai.
Cara untuk
mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis
Pakai adalah: Melakukan
evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving). Melakukan evaluasi
persediaan yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut (death stock). Stok opname yang
dilakukan secara periodik dan berkala.
Administrasi
Administrasi
harus dilakukan secara tertib dan berkesinambungan untuk memudahkan penelusuran
kegiatan yang sudah berlalu.
Kegiatan
administrasi terdiri dari:
Pencatatan
dan Pelaporan. Pencatatan
dan pelaporan terhadap kegiatan pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan,
dan Bahan Medis Habis Pakai yang meliputi perencanaan kebutuhan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian, pengendalian persediaan, pengembalian, pemusnahan
dan penarikan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai.
Pelaporan dibuat secara periodik yang dilakukan Instalasi Farmasi dalam periode
waktu tertentu (bulanan, triwulanan, semester atau pertahun).
Jenis-jenis
pelaporan yang dibuat menyesuaikan dengan peraturan yang berlaku.Pencatatan
dilakukan untuk: Persyaratan
Kementerian Kesehatan/BPOM. Dasar
akreditasi Rumah Sakit. Dasar
audit Rumah Sakit dan Dokumentasi
farmasi.
Pelaporan
dilakukan sebagai: Komunikasi
antara level manajemen. Penyiapan
laporan tahunan yang komprehensif mengenai kegiatan di Instalasi Farmasi dan. Laporan tahunan.
Administrasi
Keuangan. Apabila Instalasi
Farmasi Rumah Sakit harus mengelola keuangan maka perlu menyelenggarakan
administrasi keuangan.Administrasi keuangan merupakan pengaturan anggaran,
pengendalian dan analisa biaya, pengumpulan informasi keuangan, penyiapan
laporan, penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua kegiatan Pelayanan
Kefarmasian secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan,
semesteran atau tahunan.
Administrasi Penghapusan. Administrasi
penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak terpakai
karena kadaluwarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat
usulan penghapusan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai
kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
(Pustaka: Permenkes RI No 58 tahun 2014)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar