Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA)
mahasiswa Sekolah Tinggi Ilmu Farmasi “Yayasan Pharmasi” Semarang di Apotek
Daya Prima Semarang yang dilaksanakan pada tanggal 1 Oktober – 31 Oktober 2016 merupakan
salah satu media pembelajaran bagi calon apoteker yang diharapkan dapat
mengetahui tugas dan tanggungjawab sebagai apoteker, memahami manajement
praktis apotek, serta mendapatkan pengetahuan mengenai strategi pengelolaan
apotek.
PKPA yang dilakukan terbagi dalam dua
jadwal shift, shift pagi pukul 08.00-14.00 WIB dan shift sore pukul 14.00-20.00
WIB. Kegiatan PKPA yang dilakukan meliputi penerimaan
dan pengelolaan barang datang, penyimpanan barang, mencatat pemasukan dan
pengeluaran obat melalui kartu stock, praktek pelayanan terhadap resep
dokter maupun pelayanan obat-obat bebas tanpa resep serta alat kesehatan
(alkes), mempelajari dan memahami administrasi keuangan maupun perpajakan yang ada
di apotek, serta diskusi dengan Apoteker Pengelola Apotek (APA)yang dilakukan
setiap minggu pada hari Selasa di shift pagi.
Pelayanan Obat
Obat Resep
Alur pelayanan obat resep sebagai
berikut :
Resep yang datang dari pasien dilakukan
skrining resep meliputi inscription (nama dokter, SIP dokter, alamat
dokter, nomor telepon serta tempat, dan tanggal penulisan resep), invocatio
yaitu penulisan tanda resep (R/) diawal penulisan resep, prescriptio/ordonatio (nama obat, kekuatan obat, jumlah obat dan bentuk
sediaan obat), signatura (nama pasien, jenis kelamin, umur, berat badan,
alamat pasien, aturan pakai obat dan aturan lain atau iter), serta subscriptio
yaitu tanda tangan atau paraf dokter.
Jika terjadi kesulitan dalam membaca
obat resep, dapat dimusyawarahkan dengan apoteker, ditanyakan keluhan yang
dirasakan pasien atau dapat ditanyakan langsung kepada dokter yang menulis
resep melalui telepon.
Konfirmasi ulang nama, umur dan alamat
pasien untuk memastikan identitas pasien di dalam resep.
Diperiksa obat
yang tertulis di resep tersedia atau tidak. Jika ada, obat diberi harga,
dilakukan penghitungan total harga resep,serta meminta persetujuan kepada
pasien mengenai harga dan jumlah obat yang akan diambil. Jika obat tidak ada,
maka AA dan Apoteker dapat menawarkan kepada pasien penggantian obat dengan
merk yang berbeda namun kandungannya sama atau dengan obat generik. Jika pasien
tidak bersedia maka dapat ditawarkan pilihan lain yaitu untuk mencarikan obat ke
apotek lain atau memesan obat dari Pedagang Besar Farmasi
(PBF) yang telah menjalin kerjasama dengan Apotek Daya Prima dan menanyakan
kepada pasien untuk menunggu obatnya atau diantar ke rumah. Pengantaran obat ke
rumah pasien hanya ditujukan untuk pasien yang bermukim di sekitar apotek.
Harga obat dengan resep dikenakan biaya
dengan keuntungan yang diambil dari harga netto adalah 25%. Untuk resep tunggal dikenakan tambahan biaya
atau embalase Rp 500 dan untuk resep racikan sebesar Rp.1500. Jika sediaan resep
racikan berupa kapsul akan dikenakan penambahan biaya kapsul Rp. 100/kapsul untuk penggunaan kapsul
nomor 0, 1, dan 2, serta Rp.
200/kapsul
untuk penggunaan kapsul nomor 00.
Apabila pasien
setuju dengan harga tersebut maka obat akan segera disiapkan, diracik (jika
terdapat obat racikan), diberi etiket, diperiksa, dikemas, dan dibuat copy
resep jika obat belum diambil semua atau terdapat tanda iter didalam resep.
Setelah obat
selesai disiapkan, AA atau Apoteker akan memberikan
informasi tentang pemakaian obat. Untuk obat yang diantar akan disertai dengan
surat pengantar berupa nota pembelian obat yang harus dibayar.
Pasien membayar obat.
Resep yang telah dilayani dikelompokkan
sesuai dengan tanggal pelayanan dan jenis resep, kemudian diurutkan sesuai
dengan nomor resep. Resep dibedakan menjadi resep
umum dan resep yang mengandung narkotika atau psikotropika kemudian
masing-masing dibendel. Pemisahan ini bertujuan untuk memudahkan membuat
laporan. Resep yang telah diterima disimpan dalam waktu minimal lima tahun,
setelah melewati waktu ini resep dapat dimusnahkan dengan membuat berita acara
pemusnahan resep. Resep yang mengandung psikotropika diberi garis bawah biru
dan yang mengandung narkotika diberi garis merah. Resep yang telah dilayani dan
dikelompokkan selanjutnya direkap dalam buku penjualan resep. Pencatatan penerimaan
resep dilakukan setiap hari.
Swamedikasi
Swamedikasi merupakan pelayanan obat
tanpa resep dimana pasien yang melakukan pengobatan sendiri. Pasien datang ke
apotek dengan langsung menyebutkan nama obat atau menunjukkan kemasan obat yang
ingin dibelinya, namun ada pula yang menjelaskan keluhan-keluhan yang
dialaminya dan meminta saran pengobatan kepada apoteker. Saran yang dapat
diberikan apoteker dalam hal ini hanya untuk keluhan-keluhan yang ringan. Keluhan
dan kondisi yang berat dapat disarankan untuk berkonsultasi kepada dokter
terlebih dahulu. Obat-obat yang bisa diberikan yaitu obat bebas, obat bebas
terbatas, vitamin dan suplemen makanan, obat keras yang termasuk obat wajib
apotek (OWA), dan alat kesehatan.
Semua
penjualan obat bebas direkap dalam buku penjualan setiap harinya. Penjualan
hari ini akan dilakukan perekapan pada keesokan harinya. Bagi
pasien yang memerlukan bukti pembayaran dapat diberikan nota penjualan. Penjualan obat tanpa resep biasanya dengan pembayaran
secara tunai. Keuntungan yang diambil untuk obat yang dijual tanpa resep dokter
adalah 10%.
Pelaksanaan
KIE di apotek Daya Prima belum maksimal. Hal tersebut disebabkan karena
kebanyakan pasien membeli obat di apotek dengan tergesa-gesa, atau pembelian
obat tidak dilakukan oleh pasien sendiri (pasien meminta orang lain untuk membeli obat) dan jika membeli obat
melalui telepon, obat diantar oleh reseptir sehingga KIE belum bisa diterapkan secara
maksimal, namun terdapat beberapa kasus dimana pasien yang meminta KIE dan PIO
kepada apoteker. Hal ini menunjukkan kesadaran pasien terhadap peranan
apoteker mulai ada.
Pengelolaan Obat
Perencanaan Pengadaan Obat
Kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah,
dan harga dengan tujuan mendapatkan
jenis dan jumlah
yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat
merupakan kegiatan perencanaan. Perencanaan pengadaan sediaan farmasi seperti
obat-obatan dan alat kesehatan perlu dilakukan pengumpulan data sediaan farmasi
yang akan dipesan.
Perencanaan pemesanan sediaan farmasi
yang dilakukan di Apotek Daya Prima harus mempertimbangkan beberapa hal sebagai
berikut: Memilih jenis, jumlah dan harga sediaan farmasi yang sesuai dengan
kebutuhan dengan mempertimbangkan sifat obat dan konsumsi obat pada periode
sebelumnya. Melihat persediaan dalam kartu stok pelayanan kemudian mencatat
dalam catatan obat habis “buku defecta”.
Beberapa pertimbangan yang harus
dilakukan Apoteker Pengelola Apotek (APA) di dalam melaksanakan perencanaan pengadaan barang, yaitu memilih
Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang
memberikan keuntungan dari segala segi, misalnya harga yang ditawarkan murah, ketepatan waktu pengiriman,
diskon dan bonus yang diberikan besar,
jangka
waktu kredit yang cukup, serta kemudahan dalam pengembalian obat-obat yang hampir kadaluwarsa.
Sesuai Keputusan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, maka dalam membuat
perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu
memperhatikan
(Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2004): Pola
penyakit, maksudnya adalah perlu memperhatikan dan mencermati pola penyakit yang timbul di sekitar
masyarakat sehingga apotek dapat memenuhi
kebutuhan
masyarakat tentang obat-obat untuk penyakit tersebut. Tingkat perekonomian masyarakat di
sekitar apotek juga akan mempengaruhi
daya
beli terhadap obat-obat. Budaya
masyarakat dimana pandangan masyarakat terhadap obat, pabrik obat, bahkan iklan obat dapat
mempengaruhi dalam hal pemilihan obat-obat
khususnya
obat-obat tanpa resep. Demikian juga dengan budaya masyarakat yang lebih senang berobat ke
dokter, maka apotek perlu memperhatikan obat- obat yang
sering diresepkan oleh dokter tersebut.
Daftar kebutuhan perencanaan pengadaan
barang di Apotek Daya Prima ditulis dalam buku defecta yang berisi
daftar barang yang habis atau persediaan barang yang sudah menipis berdasarkan
jumlah barang yang tersedia sebelumnya. Hal ini bertujuan untuk menghindari
resiko adanya kelebihan atau kekosongan stok obat yang nantinya dapat
menyebabkan kerugian tersendiri bagi apotek dan bagi kepuasan pasien atau
konsumen. Resiko kelebihan obat dapat menyebabkan Expired Date dan
adanya kerusakan obat selama penyimpanan, sedangkan resiko kekosongan obat
dapat menyebabkan penolakan permintaan obat atau resep dari pasien sehingga
mempengaruhi kepuasan pasien, dimana pasien berpikir kalau barang yang
disediakan oleh apotek tidak lengkap sehingga menjadi kerugian tersendiri bagi
apotek.
Perencanaan
pengadaan barang dilakukan dengan baik dan optimal, namun kadang kekosongan
obat masih bisa terjadi, oleh karena itu apotek berusaha untuk
mencarikan obat ke apotek lain untuk mengatasi masalah tersebut sehingga timbul
kepercayaan kepada masyarakat bahwa Apotek Daya Prima adalah apotek yang lengkap.
Pengadaan
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No.918/Menkes/Per/X/1993 tentang PBF, menyebutkan bahwa PBF mendistribusikan
obat dari pabrik farmasi kepada PBF lain, apotek, rumah sakit, toko obat,
apotek rumah sakit,
dan sarana kesehatan
lain (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 1993).
Pengadaan barang merupakan sarana distribusi obat oleh Pedagang Besar Farmasi
(PBF) ke apotek untuk mendistribusikan obat dari pabrik farmasi kepada
konsumen. Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah pedagang yang mempunyai izin
menyimpan obat dalam jumlah besar untuk dijual. Pengadaan barang di apotek
meliputi pemesanan dan pembelian, dimana dilakukan melalui PBF. Pemesanan dan
pembelian melalui jalur resmi sesuai peraturan perundang-undangan dilakukan
untuk menjamin kualitas pelayanan kefarmasian.
Pengadaan atau pembelian barang di
apotek dapat dilakukan dengan cara
antara
lain (Anief, 2001): Pembelian
dalam jumlah terbatas yaitu pembelian dilakukan sesuai dengan kebutuhan dalam waktu pendek, misalnya satu
minggu. Pembelian ini dilakukan
bila modal terbatas dan PBF berada dalam jarak tidak jauh dari apotek, misalnya satu kota dan selalu
siap untuk segera mengirimkan obat
yang
dipesan. Pembelian berencana dimana metode ini erat hubungannya dengan pengendalian persediaan barang.
Pengawasan stok obat atau barang dagangan
penting
sekali, untuk mengetahui obat yang fast moving (peredaran lebih cepat) atau slow moving (peredaran lambat), hal ini dapat dilihat pada kartu stok.
Selanjutnya, dilakukan perencanaan
pembelian
sesuai dengan kebutuhan. Pembelian secara
spekulasi merupakan pembelian dilakukan dalam jumlah yang lebih besar dari kebutuhan,
dengan harapan akan ada kenaikan harga
dalam
waktu dekat atau karena ada diskon atau bonus. Pola ini dilakukan pada waktu-waktu tertentu jika
diperkirakan akan terjadi peningkatan permintaan. Apabila spekulasinya benar akan
mendapat keuntungan besar.
Prioritas pengadaan
didasarkan pada kebutuhan apotek. Obat
kategori fast moving
(peredaran
lebih cepat) lebih diutamakan
pengadaannya untuk menjamin ketersediaan, dibandingkan dengan obat kategori
slow moving
(peredaran
lambat). Pada umumnya
pengadaan dilakukan dalam jumlah relatif kecil untuk mencegah akumulasi barang
yang terlalu banyak yang dapat menyita tempat dan juga untuk mencegah
terjadinya kerugian apotek karena obat hampir maupun sudah kadaluarsa.
Pengadaan obat di Apotek Daya Prima
dilakukan dengan cara : Menetapkan obat yang akan dipesan berdasarkan buku defecta.
Asisten Apoteker menyiapkan surat pesanan obat. Untuk blanko Surat Pesanan (SP) perlu
diperhatikan hal-hal berikut ini :
Surat
Pesanan (SP) dibuat rangkap dua
(masing-masing untuk PBF dan arsip apotek). Pada Surat Pesanan
(SP) ditulis nomor urut lembar SP, nama dan alamat PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan.
Surat Pesanan (SP) ditandatangani oleh APA (Apoteker
Pengelola Apotek) dan diberi stempel apotek. Pemesanan obat lewat
salesman langsung atau telpon ke PBF.
Pemesanan obat harus menggunakan surat
pesanan yang ditandatangani oleh APA dan diberi cap apotek. Surat pesanan obat
dibuat rangkap dua, lembar asli untuk PBF dan tembusannya
untuk apotek. Bila pemesanan dilakukan melalui telepon maka surat pesanan
diserahkan saat barang datang. Pengadaan obat narkotika menggunakan surat pesanan khusus
dari PBF Kimia Farma sebagai
distributor tunggal yang telah ditunjuk secara resmi oleh Departemen Kesehatan
sebagai penyalur obat-obat narkotik dan psikotropik
dan pembayaran dilakukan sistem COD (Cash On Delivery). Surat pesanan
obat narkotik terdiri dari empat rangkap yang telah ditandatangani oleh
APA dengan mencantumkan SIPA, tiga lembar diserahkan ke PBF Kimia Farma
dan satu lembar di simpan untuk arsip apotek. Satu surat pesanan memuat satu
macam obat narkotika.
Pengadaan obat psikotropik dan obat prekursor dilakukan dengan surat pesanan
khusus. Surat pesanan ditandatangani oleh APA dan
mencantumkan Surat Ijin Pengelola Apotek (SIPA) serta dibuat rangkap dua, satu untuk PBF dan satu
untuk arsip apotek. Dalam satu surat pesanan boleh memuat lebih dari satu macam
obat.
Pemesanan obat yang dilakukan oleh Apotek Daya Prima tidak dalam jumlah banyak, sehingga jika
obat habis dapat langsung dilakukan pemesanan melalui telepon atau dapat segera
diatasi dengan meminjam ke apotek lain dengan membayar secara tunai atau
mengganti obat sesuai dengan yang dipinjam.
Dengan demikian, Apotek Daya Prima memiliki beberapa keuntungan antara lain dapat menekan pembelian, mengurangi resiko
adanya obat rusak atau kadaluarsa serta obat tidak laku.
Apotek Daya Prima menetapkan beberapa
kriteria PBF yang akan bekerjasama dengan apotek agar kerjasama antar apotek
dan PBF dapat berjalan dengan lancar, yaitu: Telah memenuhi persyaratan hukum
yang berlaku, yaitu memiliki ijin resmi untuk melakukan penjualan (telah
terdaftar). Menyediakan obat dengan kualitas baik dan lengkap, jumlah obat
sesuai dengan jumlah obat yang dipesan dan memiliki waktu kadaluarsa yang
panjang. Pelayanan yang memuaskan, frekuensi kunjungan sales yang tinggi,
pengiriman barang yang relatif cepat, kemudahan penukaran barang yang sudah
kadaluwarsa. Dilihat dari besarnya diskon yang diberikan, kondisi dan harga
barang serta lama jatuh tempo pembayaran. Tepat waktu dalam pengiriman barang.
Pembelian
Sistem
pembelian obat di Apotek Daya Prima dilakukan melalui tiga metode yakni secara
tunai, kredit dan konsinyasi. Sistem
pembelian secara tunai merupakan sistem pembelian
yang pembayarannya dilakukan secara langsung saat barang datang. Pembelian secara tunai biasanya dilakukan pada waktu
membeli obat di apotek lain. Hal ini dilakukan jika obat yang dibutuhkan dalam pelayanan
tidak tersedia atau habis dan sifatnya mendesak. Pembelian secara tunai juga
dilakukan untuk pembelian obat Narkotika dari PBF Kimia Farma. Sistem
pembelian secara kredit yaitu sistem pembelian yang pembayarannya dilakukan
atas kesepakatan antara apotek dengan PBF atau sesuai dengan syarat tanggal
jatuh tempo yang ditetapkan dari PBF. Batas pembayaran faktur diberi waktu
sampai 30 hari untuk pembelian secara kredit. Pembayaran (inkaso) di Apotek
Daya Prima dilakukan setiap hari Jumat.
Sistem konsinyasi merupakan
suatu sistem kerjasama antara apotek dan produsen dimana pembayaran
dilakukan sesuai dengan jumlah barang yang sudah laku
dan apabila barang tidak laku maka bisa dikembalikan. Sistem konsinyasi di Daya Prima dilakukan dengan cara PBF
atau produsen menitipkan barang di apotek dan pembayarannya sesuai dengan
jumlah obat yang terjual. Sistem ini
berlaku untuk produk-produk baru seperti obat tradisional, jamu, dan madu. Keuntungan
konsinasi bagi pihak produsen adalah memperkenalkan produk barunya ke pasaran,
sedangkan bagi apotek adalah memperoleh jenis produk baru dan menghemat
permodalan.
Penerimaan
Pada proses penerimaan barang pesanan,
dilakukan proses pengecekan terhadap barang yang telah datang untuk memastikan
kesesuaian antara barang datang dengan faktur.
Berikut tahapan proses penerimaan barang
dari PBF di Apotek Daya Prima : Barang yang datang dicek kesesuaiannya antara
faktur pembelian dengan surat pesanan yang meliputi: Nama obat yang dipesan, jumlah pesanan, kondisi barang dan kemasan (rusak,
pecah, tersegel atau tidak), nomorbatch, dan tanggal kadaluarsa, harga
per item dan harga keseluruhan, serta diskon. Apabila proses pengecekan telah
selesai dan telah sesuai, faktur pembelian ditandatangani oleh penerima barang
yaitu apoteker atau asisten apoteker, kemudian diberi cap Apotek Daya Prima dan
cap nama apoteker. Satu lembar copy faktur terakhir diambil untuk arsip apotek,
sedangkan faktur
asli beserta copy faktur lainnya dikembalikan kepada petugas pengantar
barang. Barang yang diterima
dihitung harganya, kemudian dilakukan pengecekan dengan yang ada di buku daftar
harga, jika ada perubahan maka harga yang ada dibuku daftar harga diganti. Untuk obat bebas dan obat bebas terbatas,
harga yang sudah dihitung langsung ditulis di label dan ditempel pada kemasan. Untuk obat-obat baru yang belum ada di buku dilakukan pencatatan
lengkap dengan harganya. Faktur dikumpulkan
perhari, kemudian obat-obat dimasukkan ke almari obat dan ditulis dalam kartu
stock obat. Faktur yang telah diterima dalam
sehari dimasukkan datanya ke komputer dan kemudian dibendel setiap bulan print
data komputer dimasukkan ke kartu utang piutang PBF.
Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan pengaturan
sediaan farmasi didalam ruangan dan tempat penyimpanan. Penyimpanan obat, bahan
obat dan sediaan obat harus disimpan dalam wadah asli untuk mencegah kerusakan
obat. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai untuk menjamin
kestabilan obat.
Barang yang telah diterima kemudian
diserahkan ke tenaga teknis kefarmasian dan selanjutnya ditata ke dalam rak atau etalase pelayanan obat. Penyimpanan
obat maupun perbekalan farmasi di Apotek Daya Prima disusun berdasarkan alfabetis, bentuk sediaan obat, golongan obat dan suhu.
Alfabetis : Penyimpanan obat-obat yang di beli bebas sampai obat yang harus
di sertai dengan resep dokter harus disusun secara alfabetis.
Bentuk sediaan : Penyimpanan obat berdasarkan bentuk sediaannya, seperti padat (tablet, kapsul),
cair (sirup, emulsi, suspensi), semi cair (krim, salep), obat tetes (tetes
mata, tetes telinga, tetes hidung).
Golongan obat : Penyimpanan obat bebas dan obat keras yang dapat dibeli
tanpa resep dokter disimpan secara terpisah sesuai dengan golongan obat. Obat
bebas dan obat bebas terbatas disimpan dalam etalase paling depan sedangkan
obat keras disimpan dalam etalase yang tidak dapat dilihat langsung oleh
konsumen. Penyimpanan narkotika dan psikotropika di Apotek
Daya Prima dilakukan dengan menempatkan pada tempat khusus. Obat-obatan
narkotika disimpan pada almari yang mempunyai 2 pintu dengan kunci yang berbeda
sedangkan untuk obat-obat psikotropika disimpan pada almari satu pintu. Pelayanan obat-obat narkotik dan psikotropika dilakukan
jika pasien membawa resep dari dokter.
Suhu : Penyimpanan obat berdasarkan suhu penyimpanan agar stabilitasnya
terjaga, seperti suppositoria, ovula dan insulin disimpan dalam lemari es, supaya
tidak merusak bentuk dan khasiatnya.
Perhitungan persediaan untuk obat narkotika, psikotropika, obat keras, obat
bebas, maupun obat bebas terbatas dilakukan setiap hari, setiap ada obat yang
keluar agar setiap saat dapat diketahui sisa obat sehingga jika obat hampir
habis dapat segera dilakukan pemesanan serta mempermudah perhitungan stock opname pada akhir tahun.
Sistem penyimpanan obat dan perbekalan
farmasi di Apotek Daya Prima keseluruhan berdasarkan sistem First In First
Out (FIFO) dan First Expired First Out (FEFO). Barang yang datang
diletakkan sesuai dengan tempatnya, apabila masih ada stok barang yang tersisa
maka diletakkan di depan agar dapat terjual terlebih dahulu dan barang baru
diletakkan di bagian belakang, sistem ini yang dinamakan First In First Out
(FIFO). Sedangkan barang atau sediaan farmasi yang memiliki kadaluarsa
lebih dekat maka diletakkan di bagian depan agar dapat keluar terlebih dahulu,
sistem ini yang dinamakan First Expired First Out (FEFO).
Apotek Daya Prima tidak
memiliki gudang penyimpanan obat tersendiri tetapi hanya memiliki lemari
penyimpanan. Hal ini dilakukan karena pertimbangan letak apotek satu kota
dengan PBF, untuk menghindari penumpukan barang dan dan memudahkan pemantauan
obat kadaluarsa.
Penjualan
Penjualan
dalam Apotek Daya Prima melayani penjualan secara tunai maupun
kredit. Penjualan secara kredit diberikan kepada rekanan apotek Daya Prima.
Pasien datang dengan menunjukkan kartu identitas, pasien atau karyawan yang
datang mengambil obat harus sesuai dengan
kartu identitas. Pasien yang membeli obat dicatat dalam nota, yang terdiri dari
lembar asli berwarna putih untuk penagihan dan lembar copy berwarna merah untuk arsip apotek.
Selain itu Apotek Daya Prima juga menerima pesanan obat melalui
telepon, memberikan servis antar obat kepada pasien yang meliputi pembelian
obat bebas maupun resep. Penjualan dengan servis antar tersebut dicatat dalam
nota rangkap tiga terdiri dari lembar asli berwarna putih yang nantinya
diserahkan kepada pasien setelah membayar, lembar copy berwarna kuning untuk pembukuan dan biru untuk arsip apotek.
Perlu diperhatikan bahwa pasien harus tanda tangan pada buku pengantar untuk
bukti pembelian.
Keuangan
dan Pembukuan
Keuangan
Sumber
keuangan Apotek Daya Prima diperoleh dari hasil penjualan Obat bebas, obat
resep, barang konsinyasi maupun alat kesehatan. Hasil penjualan yang
diperoleh setiap harinya di setor ke bank, kecuali hari Jumat
dan Sabtu
penyetoran akan dilakukan pada hari Senin. Jumlah setoran hasil penjualan tersebut
harus sesuai dengan struck cash register.
Pengelolaan keuangan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA) meliputi
pembayaran gaji karyawan, listrik, telepon, air dan pembelian obat. Apotek Daya Prima juga memiliki kas mingguan
yang digunakan untuk pembelian barang kegiatan rumah tangga dan untuk pembelian
obat-obat langsung tanpa faktur pajak. Pembayaran terhadap pembelian obat (inkaso) dilakukan sendiri oleh
APA. Inkaso dilakukan
setiap seminggu sekali yaitu setiap hari Jumat jam 09.00-13.00. Satu
minggu sebelum hari inkaso dan tanggal jatuh tempo, distributor atau PBF akan
mengirimkan faktur asli dan faktur pajak kepada apotek, sehingga akan lebih
mudah untuk memperkirakan jumlah uang yang harus dibayarkan. Faktur diberi
nomor urut penerimaan serta tanggal pembayaran pada PBF untuk memudahkan
pengecekan ulang. Sebelum melakukan pembayaran APA harus mencatat jadwal pembayaran ke
PBF yang meliputi tanggal pembayaran, nama distributor, dan jumlah yang akan
dibayarkan pada PBF. Pembayaran
dilakukan secara tunai, jika jumlah yang harus dibayar <Rp500.000,- sedang
pembayaran dilakukan secara giro, jika jumlah yang harus dibayar >Rp500.000,-. Setelah melakukan pembayaran, maka
petugas dari PBF harus membubuhkan tanda tangan pada faktur sebagai bukti bahwa
apotek sudah melakukan pembayaran secara lunas.
Pembukuan
atau Administrasi
Administrasi
atau pembukuan tersebut dibuat untuk mengetahui dan mengawasi pekerjaan tata usaha,
keuangan dan perdagangan yang meliputi penjualan dan
pembelian. Administrasi
atau pembukuan yang dibuat oleh Apotek Daya Prima meliputi
buku pembelian, buku penjualan obat dengan resep secara tunai ataupun kredit,
obat bebas dan alat kesehatan (Alkes), buku pembayaran, serta buku kas. Bukti
pembelian (faktur) maupun bukti penjualan (nota) disimpan sebagai arsip setelah
dibukukan. Pengelolaan administrasi dilakukan oleh karyawan
Apotek Daya Prima yaitu
apoteker pengelola apotek, apoteker pendamping dan asisten apoteker. Adapun pembukuan dan Administrasi yang dilakukan di Apotek Daya Prima meliputi :
Penjualan harian
Penjualan
harian dilakukan dengan
pencatatan manual, dalam
daftar ini dicantumkan
tentang nama barang, satuan, jumlah dan harga. Tujuannya
untuk mengetahui jumlah penjualan dari obat dan alat kesehatan lain setiap
harinya.
Buku
barang habis (defecta)
Buku ini digunakan untuk mencatat nama
barang atau obat yang telah akan habis atau yang telah habis dan sudah waktunya
untuk order kembali untuk memenuhi ketersediaan bagi pelayanan apotek. Buku ini
berfungsi untuk melakukan pengecekan barang dan stok barang dan untuk
menghindari resiko adanya kelebihan atau kekosongan stok obat. Dimana resiko
kelebihan obat yaitu Expired Date dan kerusakan obat selama penyimpanan,
sedangkan resiko kekosongan obat adalah adanya penolakan permintaan obat atau
resep dari pasien sehingga mempengaruhi kepuasan pasien. Nama obat yang sudah tertera dalam buku sesegera
mungkin dilakukan pemesanan ke PBF agar obat dapat tersedia kembali.
Blangko surat pesanan
Blangko ini digunakan tiap kali
melakukan pemesanan terhadap barang yang habis atau hampir habis. Surat pesanan
dibuat rangkap dua dimana surat pesanan yang asli diserahkan ke PBF sedangkan
copy nya untuk arsip apotek. Surat pesanan yang dibuat mencantumkan nomor surat pemesanan,
tanggal pemesanan, nama PBF, nama dan jumlah barang, tanda tangan APA, nomor SIPA serta stempel
apotek.
Buku
Pembelian
Buku
pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian obat yang dilakukan di
apotek melalui
PBF. Pencatatan dalam buku pembelian juga bertujuan untuk memudahkan menghitung pembelian obat
dalam satu bulan. Ketika barang yang dipesan telah datang, maka akan dilakukan pencatatan dalam buku
pembelian dan juga di input ke dalam komputer. Buku pembelian mencantumkan
tentang tanggal penerimaan barang, nama PBF, nomor dan tanggal faktur, nama
barang, jumlah barang, sediaan, dan harga barang termasuk diskon yang diperoleh dari PBF. Pencatatan buku pembelian di Apotek Daya prima
dilakukan oleh Apoteker Pendamping. Dari buku pembelian
tersebut, data yang diperoleh kemudian dimasukkan ke dalam kartu utang piutang.
Kartu
Utang Piutang
Kartu
ini digunakan untuk mengetahui hutang obat yang belum terbayarkan di PBF yang
selanjutnya digunakan untuk pembuatan neraca pada akhir tahun. Pembayaran utang
dapat dilakukan secara tunai, cek, atau giro. Kartu utang piutang terdiri dari
tanggal, nomor faktur, jatuh tempo, jumlah, debet, kredit dan keterangan.
Buku
Penjualan
Buku penjualan Apotek Daya Prima terdiri dari dua buku, yakni buku penjualan obat bebas dan penjualan melalui resep. Pencatatan
dilakukan setiap hari bertujuan untuk mengetahui jumlah penjualan dari obat
bebas, alat kesehatan dan obat melalui resep. Dalam buku penjualan obat bebas mencantumkan nama obat
dan harga obat sedangkan dalam buku penjualan resep mencantumkan tentang nomor resep,
identitas nama pasien, jumlah resep dan harga. Uang
yang diperoleh dari hasil penjualan setiap harinya dicocokkan dengan pendapatan
yang tertera dalam struk cash register. Nilai yang tercantum pada buku
penjualan tersebut harus sama dengan nilai yang tertera dalam struk cash
register.
Buku
Pembayaran (Inkaso)
Inkaso
merupakan kegiatan pembayaran terhadap barang-barang yang telah dipesan dan
diterima Apotek Daya Prima dari distributor atau PBF. Inkaso yang dilakukan
Apotek Daya Prima pada distributor atau PBF setiap seminggu sekali yaitu setiap
hari Jumat jam 09.00-13.00 WIB. Sistem
pembayaran di Apotek Daya Prima dilakukan secara tunai ataupun giro
tergantung besarnya pembayaran yang dilakukan.
Buku
Kas
Buku
kas harian Apotek Daya Prima digunakan untuk mencatat atau mendokumentasikan
seluruh kegiatan atau transaksi-transaksi yang telah dilakukan meliputi
penjualan, pembayaran,
termasuk pembelian obat-obat dari apotek lain dan kebutuhan rumah tangga apotek
yang ada di buku kas kecil.
Laporan
Laporan
yang dibuat oleh Apotek Daya Prima terdiri dari tiga macam yaitu laporan
obat-obat generik, narkotika dan psikotropika yang dilaporkan setiap satu bulan
sekali. Laporan Obat
Generik Berlogo merupakan laporan tentang penggunan Obat Generik Berlogo. Laporan
narkotika dan psikotropika bertujuan untuk mengontrol penyalahgunaan narkotika
dan menjamin ketersediaan narkotika di apotek untuk kepentingan pelayanan
kesehatan masyarakat. Laporan bulanan dibuat rangkap dua yang ditandatangani
oleh APA, kemudian dikirimkan kepada Dinkes Kota dengan tembusan untuk Balai
Besar POM, dan arsip.
Perpajakan
Apotek Daya Prima merupakan suatu badan usaha berbentuk CV, yaitu CV.
Eka Sedasa Prima. Sehingga diwajibkan untuk membayar
pajak, pajak yang ditanggung apotek antara lain Pajak Penghasilan (1 % dari
omset sebulan), Pajak Penghasilan karyawan (PPh) yang dibayarkan setiap bulan,
serta Pajak Bumi dan Bangunan yang dibayarkan setiap tahunnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar